La conferenza stampa è un incontro organizzato per mettere un ente o un’azienda a diretto contatto con i giornalisti. Viene utilizzata per annunciare un’iniziativa, comunicare dati di particolare interesse, esporre una posizione in merito a un determinato problema. Ma va gestita con accortezza, poiché si tratta di uno strumento del quale spesso si è fatto un uso eccessivo e distorto. Troppo spesso, infatti, sono indette conferenze stampa “vetrina” in cui l’obiettivo è offrire visibilità fine a sé stessa e priva di rilevanti contenuti informativi per i giornalisti. I quali, dopo l’iniziale irritazione, tenderanno a disertare le successive conferenze organizzate da quell’ente o azienda.

Ecco perché, prima di organizzare un incontro con i giornalisti, bisognerebbe chiedersi in tutta sincerità se sia davvero necessario scomodarli, se le dichiarazioni non possano affidarsi piuttosto a un comunicato stampa, se si sia disposti a sostenere un franco confronto rispondendo con argomenti convincenti anche alle domande più insidiose. Se la risposta è sì, allora la conferenza stampa può rivelarsi utile e fruttuosa. Altrimenti, è bene lasciar perdere.

Il compito di organizzare una conferenza stampa spetta all’addetto alle relazioni con la stampa o all’ufficio stampa. Per la sua delicatezza e complessità la macchina organizzativa va affidata sempre alla cura di professionisti della comunicazione. Solitamente la conferenza stampa è preceduta da un comunicato di convocazione che indica l’argomento dell’incontro, la data e l’ora, il luogo e il nome dei relatori. Il comunicato andrà inviato pochi giorni prima dell’evento a tutte le testate potenzialmente interessate. Nei giorni compresi tra la diffusione del comunicato di convocazione e la conferenza stampa, è bene sondare telefonicamente (recall) la disponibilità dei giornalisti a partecipare. Per attirare l’attenzione dei più restii potrebbe essere utile fornire qualche ghiotta anticipazione, senza tuttavia dare le notizie salienti. Altrimenti il giornalista potrebbe ritenere superflua la propria partecipazione alla conferenza e scrivere il pezzo dalla redazione, stando comodamente seduto alla sua scrivania. Con il risultato di “bruciare” sul tempo i colleghi e vanificarne il lavoro sul campo.

L’ufficio stampa deve pianificare una scaletta degli interventi e curare l’immagine dell’ente prima, durante e dopo la conferenza. La fascia oraria ideale per organizzarla è compresa fra le ore 10.00 e le 13.00. Da evitare conferenze stampa pomeridiane, poiché a quell’ora per i redattori della carta stampata è già cominciato il conto alla rovescia per la “chiusura” del giornale con la titolazione dei pezzi e l’impaginazione. Un ritardo nei lavori della conferenza potrebbe compromettere l’uscita di un articolo sul giornale dell’indomani. Diversa, ovviamente, la situazione per i media online che vengono aggiornati costantemente, specie se si tratta di notizie rilevanti. Tuttavia, per non penalizzare i media tradizionali è bene rispettare la fascia oraria su indicata.

Un’attenzione particolare va posta a tutti gli quegli aspetti che riguardano l’accessibilità della sala conferenze, il funzionamento della strumentazione audio (microfoni, amplificatori), la disponibilità di posti a sedere per tutti gli ospiti attesi, la predisposizione di spazi di lavoro dotati di connettori alla rete elettrica per poter ricaricare i dispositivi portatili e collegarsi a internet, oltre a uno spazio interviste per i giornalisti delle televisioni con cameraman al seguito che volessero intervistare i protagonisti dell’evento.

Gli incontri con la stampa non dovrebbero durare più di un’ora, prevedendo uno spazio dedicato alle domande e al dibattito. Ai giornalisti presenti sarà consegnata un’apposita cartella stampa, contenente il comunicato ufficiale e vari materiali di approfondimento (info-grafiche, sintesi delle relazioni, ecc.). La cartellina andrà consegnata prima della conferenza stampa, in modo che il giornalista possa prendere visione del materiale e preparare interventi o domande in tema, avendo già sotto gli occhi tutti i dati.

Il rispetto delle forme e del protocollo, oltre a dare un’immagine positiva dell’ente o azienda, influenzerà il buon andamento della conferenza stampa. La conferenza può essere introdotta dal responsabile dell’ufficio stampa. Se dovesse rivelarsi piatta e poco incisiva, a lui toccherà il compito di integrare le informazioni date dai relatori, rendendo espliciti e sottolineandone gli aspetti giornalisticamente più rilevanti.

Il rapporto con i giornalisti non si esaurisce al termine della conferenza stampa ma continua fino a che non sia stato raggiunto l’obiettivo della pubblicazione della notizia. Occorrerà dunque contattare il giornalista intervenuto per chiedergli quale sia stata la sua impressione sulla conferenza e fornirgli la piena disponibilità ad approfondire o integrare la documentazione già fornita, con altri materiali (dichiarazioni, interviste, foto, video, ecc.). A volte i giornalisti possono richiedere un comunicato ufficiale di resoconto che dia una panoramica completa degli interventi. Insomma, bisogna fare di tutto per facilitare il lavoro dei giornalisti andare loro incontro.

C’è da dire che l’avvento dell’era digitale ha scompaginato la struttura e la funzione della conferenza stampa tradizionale, introducendo alcune significative varianti. Come per esempio, il live tweetting (o live twitting) o l’organizzazione di conferenze stampa virtuali.

Il live twitting consiste nel diffondere in tempo reale attraverso Twitter, il social più amato dai giornalisti, le notizie sull’evento a cui si sta partecipando. In questo caso è necessario consentire il libero accesso al wi-fi della sala dove si svolge la conferenza stampa, stabilire un hastag ufficiale (l’ideale è il titolo della conferenza stampa o una parola-chiave a essa collegata), comunicarlo prima dell’evento ai partecipanti e invitare i giornalisti a “cinguettare” per riprendere una dichiarazione, commentare un passaggio interessante, raccontare cosa sta accadendo. Il risultato sarà una maggiore visibilità della conferenza stampa grazie al moltiplicarsi dei tweet e la diffusione di alcune anticipazioni che potrebbero captare l’interesse di altri media.

L’organizzazione di conferenze virtuali trasmesse in diretta su Google Plus, Skype o altri canali, è diventata uno strumento sempre più utilizzato dalle aziende anche per i costi davvero irrisori. Se la preparazione della conferenza stampa segue il tradizionale protocollo (comunicato di convocazione, recall, ecc.) a cambiare è la modalità d’incontro, che avviene sul web mediante un servizio di diretta streaming. L’andamento della conferenza è simile in tutto e per tutto a quello sopra descritto, ma tutto avviene in maniera virtuale. Occorre invitare i giornalisti a entrare nella cerchia o nella comunicazione. Essi potranno poi scaricare la cartelle stampa in formato PDF da un web storage previa attribuzione di una password e porre le domande ai relatori in chat, mediante sms e o tramite l’Hangout di Google. Una volta registrata la diretta, la conferenza stampa può essere riversata su YouTube o sul sito dell’ente/azienda, e condivisa sui social network, rimanendo a disposizione degli utenti anche nelle settimane e nei mesi successivi all’evento.

 

Come organizzare una conferenza stampa di successo