Cosa sono e a chi servono

La rassegna stampa è uno dei servizi professionali più richiesti alle agenzie di comunicazione. Consiste in una selezione di articoli dai giornali e da internet su uno specifico argomento, evento, prodotto o azienda, per rispondere a esigenze di informazione, monitoraggio, documentazione e archiviazione.

Le aziende, per esempio, se ne servono per monitorare la loro reputazione sui media. I decisori politici e istituzionali, per avere un panorama completo di ciò che i giornali scrivono su un certo tema. Le associazioni, per documentare l’attività svolta negli anni. Le case editrici, per tenere traccia del successo di un libro, raccogliendo recensioni, presentazioni, interviste all’autore, ecc. Gli avvocati, per chiedere, anche a distanza di anni, la pubblicazione di una rettifica che riabiliti i loro clienti ad assoluzione avvenuta. Si tratta di uno strumento utile e versatile che non può mancare nella vita di un’azienda, un’istituzione o di un personaggio pubblico.

Esistono diversi servizi professionali a pagamento di media intelligence, ma in questo articolo spiegheremo come costruire gratis e in pochi click una rassegna stampa personalizzata.

Un tempo, quando i giornali si compravano in edicola al mattino, per una rassegna stampa occorrevano la mazzetta dei quotidiani, una macchina fotocopiatrice, forbici e colla. E tanta pazienza. Gli articoli andavano letti dall’inizio alla fine per selezionare quelli pertinenti alla rassegna. Oggi è tutto molto più semplice. Bastano una connessione internet, un software di desktop publishing (anche open source come l’ottimo Scribus) e uno per modificare le immagini come Gimp. Il metodo è lo stesso (ritagliare e incollare), ma tutto avviene in modo “virtuale”.

Come fare

Poniamo che l’evento che ci interessa è la presentazione di un libro di poesie, tenutasi lo scorso 21 dicembre a Palermo. Ne hanno parlato l’edizione locale del “Giornale di Sicilia” e alcuni siti web del capoluogo siciliano. Per prima cosa acquistiamo la copia del quotidiano in edicola o, meglio, in formato PDF. Convertiamola in JPG. Nel primo caso, con lo scanner. Nel secondo, con una stampante virtuale o mediante servizi online di conversione dei file. Oppure utilizzando programmi di modifica delle immagini – Gimp è uno di questi – che consentono di esportare un PDF in formato immagine.

Gli elementi da ritagliare sono la testata del giornale, l’edizione, la data, il numero di pagina che contiene l’articolo, il titolo della rubrica o della pagina; il titolo, gli eventuali catenacci e sottotitoli e il corpo dell’articolo; e, se presente, la foto a corredo. Ritagliamo la testata (il ritaglio rimarrà memorizzato negli appunti finché non lo incolliamo) e creiamo in alto nel documento vuoto di Scribus una cornice immagine con l’apposito comando del menu “Inserisci”. Il righello millimetrato ci aiuterà a posizionarla con precisione. Cliccando con il tasto destro del mouse all’interno della cornice si apre un menù di scelta rapida. Selezioniamo l’opzione “Incolla immagine da appunti”.

Poi scegliamo di adattare l’immagine alla cornice (menu da tasto destro). Non preoccupatevi se il posizionamento del campo cornice non vi piace. Successivamente potrete ancora spostarlo. Aggiungiamo altre pagine al documento. Ripetiamo queste operazioni con gli altri elementi identificativi (edizione, data, numero e titolo della pagina, ecc.) e con l’articolo.

Alcuni uffici stampa inseriscono anche la miniatura della pagina per evidenziare la collocazione dell’articolo al suo interno. La collocazione costituisce un importante elemento di valutazione. Gli articoli non si contano, ma si “pesano”: in base alla testata, alla pagina, alla posizione e alla “firma”. Un articolo di apertura, a parità di lunghezza, è considerato più rilevante rispetto a uno nel taglio basso.

Come restringere la ricerca

Passiamo ora alla rassegna dei siti web. La prima difficoltà è la varietà di risultati che il motore di ricerca ci restituisce. Non tutti risultano utili per la nostra rassegna. Per restringere il campo della ricerca possiamo utilizzare come parola chiave il titolo del libro racchiuso tra virgolette. Otterremo così soltanto i risultati che contengono alla lettera ciò che si trova tra le virgolette.

Si può effettuare, inoltre, una ricerca limitata a un dato periodo di tempo, scegliendo dal menu “Strumenti” di Google l’opzione intervallo di date. Nel nostro caso, la ricerca inizia il 15 dicembre e finisce il 22. Nella prima data è stato diffuso il comunicato stampa relativo all’evento. Nella seconda, conclusa la presentazione, viene meno l’esigenza di monitorare i media.  Non resta che aprire i link e catturarne la schermata mediante il tasto “Stamp” della tastiera.

Salviamo gli screen shot in una cartella, sempre in formato JPG. Apriamoli con Gimp o altro programma di manipolazione delle immagini. E cominciamo a impaginarli, con gli stessi criteri e procedimenti adottati per la rassegna degli articoli di giornale. Poiché alcuni articoli, a distanza di tempo, non sono più indicizzati dai motori di ricerca, può essere utile inserire nella rassegna anche l’url della pagina e la data in cui è stato consultato.

Basterà aggiungere nella pagina una cornice di testo dal menu “Inserisci” e annotarvi quelle informazioni. Ripetiamo l’operazione con tutti gli articoli che abbiamo trovato sul web.

Come inserire i contenuti multimediali

Qualora avessimo la necessità di inserire anche file audio e video – per esempio servizi trasmessi dai notiziari tv o interviste in radio – possiamo caricare i file multimediali su piattaforme come Soundcloud.com o Youtube e inserire i link nel nostro documento, preceduti dal logo dell’emittente, dal nome del programma, nonché dal giorno e dall’ora della messa in onda. Creiamo quindi una copertina per la rassegna stampa, con il titolo o argomento, il committente e le date cui il monitoraggio si riferisce. Nel caso di rassegne particolarmente complesse o voluminose, è consigliabile creare un indice, per trovare rapidamente ciò che serve all’interno del documento.

A questo punto la rassegna stampa è pronta e può essere salvata in formato PDF attraverso l’apposito comando di Scribus, attivabile da menu “File” (Esporta / Salva in PDF). Una volta “congelata” in un file PDF, la rassegna potrà essere archiviata, inviata via mail o stampata in versione cartacea.

Per rassegne particolarmente voluminose o complesse, è preferibile rivolgersi a un’agenzia di professionisti.

Come realizzare una rassegna stampa